Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

RADAR Dental este un serviciu oferit de Vitanic Sales LLC, societate înregistrată în statul Wyoming, Statele Unite ale Americii, cu sediul la 2232 Dell Range Blvd, Cheyenne, WY 82009, SUA („RADAR”, „noi”). Ne puteți scrie la contact@radardental.ro.

Politica se aplică site-ului www.radardental.ro, aplicației RADAR Dental folosite de clinici și chestionarului completat de pacienți.

Reprezentantul nostru în Uniunea Europeană, potrivit art. 27 GDPR, este Octavian Alupoaie, Bd. 1 Mai nr. 4, bl. J4, sc. A, ap. 16, Constanța, România, contact@radardental.ro. Autoritățile de supraveghere și persoanele vizate se pot adresa reprezentantului pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor.

2. Rolurile noastre

Operator de date pentru datele vizitatorilor site-ului, ale persoanelor care trimit formularul „Aplică pentru acces” și ale utilizatorilor din clinici. Pentru acestea stabilim noi scopurile și mijloacele prelucrării.
Persoană împuternicită pentru datele pacienților și pentru înregistrările consultațiilor. Operatorul acestor date este clinica la care pacientul este programat sau tratat. Clinica decide de ce și cum se folosesc datele, iar noi le prelucrăm doar la instrucțiunile ei, pe baza unui acord de prelucrare a datelor încheiat potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

3. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei

Persoane	Date	Scop	Temei legal
Vizitatorii site-ului	Adresa IP, tipul de browser și de dispozitiv, pagina cerută, data și ora, site-ul de pe care ați venit	Afișarea site-ului, securitatea, prevenirea abuzurilor și statistica agregată a vizitelor	Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR)
Persoanele care trimit formularul „Aplică pentru acces”	Nume și prenume, rolul în clinică, email, telefon, numele clinicii, răspunsurile la formular, valorile introduse în calculator	Evaluarea cererii, contactarea clinicii, pregătirea ofertei	Demersuri înainte de încheierea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b) și interes legitim (lit. f)
Utilizatorii din clinici (administratori, medici, consilieri)	Email, nume, rol, parola (păstrată doar sub formă criptată), acțiunile din cont, datele de facturare ale clinicii	Furnizarea serviciului, securitatea conturilor, facturarea	Executarea contractului cu clinica (lit. b), obligații legale (lit. c), interes legitim (lit. f)
Pacienții clinicilor (în numele clinicii)	Detaliate la secțiunea 4	Stabilite de clinică	Stabilit de clinică, ca operator

Nu vindem date personale, nu le folosim pentru publicitate și nu le folosim pentru a antrena modele de inteligență artificială.

Statistica vizitelor

Numărăm vizitele pe paginile publice fără cookies și fără servicii de analiză externe. Pentru fiecare zi calculăm o amprentă anonimă din adresa IP și tipul browserului, combinate cu o valoare care se schimbă zilnic; adresa IP nu se păstrează, iar amprenta nu permite urmărirea de la o zi la alta. Din adresa IP deducem aproximativ țara și orașul, cu o bază de date aflată pe serverul nostru, fără să trimitem adresa IP altcuiva. Păstrăm doar ziua, pagina, tipul de dispozitiv, site-ul de pe care ați venit, țara și orașul aproximativ, timp de cel mult 13 luni.

4. Datele pacienților

Pentru clinica la care sunteți pacient, prin RADAR Dental se pot prelucra:

datele de identificare și de contact: nume, vârstă, localitate, telefon sau email, un cod intern al clinicii;
răspunsurile la chestionarul de dinaintea consultației, inclusiv informații despre sănătatea dentară, temeri, așteptări și buget (date privind sănătatea, art. 9 GDPR);
înregistrarea audio a consultației și transcrierea ei, numai cu acordul dumneavoastră;
planul de tratament discutat, valoarea lui și rezultatul discuției, introduse de clinică.

Pentru ce le folosește clinica. Fiecare scop are acordul lui, pe care îl dați sau nu în chestionar, înainte de consultație. Dacă nu ați completat chestionarul, medicul vă cere acordul la începutul consultației și confirmă în aplicație, cu data și ora.

Scop	Ce înseamnă concret	Acord
Pregătirea consultației	Medicul citește înainte răspunsurile și un rezumat, ca să răspundă la ce vă interesează	Obligatoriu pentru completarea chestionarului
Înregistrarea și documentarea discuției	Consultația se înregistrează audio și se transcrie, ca să nu se piardă detaliile discutate	Opțional
Analiza discuției pentru echipa clinicii	Un sistem de inteligență artificială analizează transcrierea și oferă echipei feedback despre cât de clar a explicat tratamentul, dacă v-a răspuns la întrebări și cum își poate îmbunătăți modul în care prezintă tratamentele, inclusiv ca pacienții să le accepte mai ușor	Opțional
Revenirea cu informații personalizate	Pe baza discuției, echipa pregătește o revenire (telefon sau mesaj) despre planul de tratament propus, care răspunde la întrebările și îngrijorările pe care le-ați exprimat	Opțional

Ce nu se întâmplă cu datele dumneavoastră:

nu sunt folosite pentru publicitate sau pentru a vă oferi alte produse decât tratamentul discutat;
nu sunt vândute și nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială;
nu se iau decizii automate despre dumneavoastră: tratamentul îl decide medicul, împreună cu dumneavoastră.

Acordul este liber. Puteți refuza oricare dintre acordurile opționale, iar tratamentul și relația cu clinica nu se schimbă. Puteți retrage oricând un acord, cerând acest lucru clinicii; din acel moment datele nu mai sunt folosite în acel scop. Temeiul legal pentru datele privind sănătatea, înregistrare și analiză este consimțământul dumneavoastră explicit (art. 9 alin. 2 lit. a GDPR).

Accesul îl are doar echipa autorizată a clinicii. RADAR prelucrează datele în numele clinicii, pe baza unui contract de prelucrare (art. 28 GDPR), iar transcrierea și analiza se fac prin furnizorii din secțiunea 6, inclusiv din SUA, cu garanțiile din secțiunea 7.

Înregistrarea audio se șterge automat imediat după transcriere. Transcrierea, analiza și revenirea pregătită se păstrează cât timp clinica folosește RADAR, apoi se șterg (secțiunea 8). Pentru pacienții minori, acordurile le dă părintele sau tutorele legal.

Pentru detalii despre prelucrarea făcută de clinică și pentru exercitarea drepturilor, adresați-vă clinicii (secțiunea 10).

5. Inteligența artificială

RADAR folosește inteligența artificială pentru a transcrie înregistrările, pentru a pregăti un rezumat pentru medic înainte de consultație și pentru a analiza discuția după consultație, din care rezultă feedback pentru echipă și o propunere pentru discuția de revenire.

Rezultatele sunt sugestii pentru echipa clinicii și pot conține erori. Nu sunt sfat medical, diagnostic sau plan de tratament.
Nu se iau decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod similar (art. 22 GDPR). Deciziile medicale, comerciale și cele privind personalul clinicii le iau oameni.
Analiza se face pe text (chestionar și transcriere). Nu folosim recunoașterea emoțiilor din voce și nici date biometrice.
Instrucțiunile date sistemului cer omiterea din rapoarte a numărului de telefon, a adresei, a emailului și a codului numeric personal.

6. Cui transmitem datele

Datele sunt accesibile doar persoanelor autorizate din clinica respectivă și, în măsura necesară pentru funcționare, suport și securitate, persoanelor autorizate de RADAR. Folosim următorii furnizori, care prelucrează datele doar pentru a ne livra serviciile lor, pe baza unor contracte de prelucrare a datelor:

Furnizor	Ce face	Unde
Anthropic PBC	Analiza cu inteligență artificială a chestionarelor și a transcrierilor	SUA
ElevenLabs	Transcrierea înregistrărilor audio	SUA
Supabase Inc.	Baza de date, autentificarea și stocarea fișierelor	Serverele în UE (Frankfurt, Germania); companie din SUA
Railway Corp.	Găzduirea aplicației	Serverele în UE (Țările de Jos); companie din SUA
Google LLC (Google Fonts)	Livrarea fonturilor site-ului; primește adresa IP a vizitatorului	SUA
Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc.	Încasarea abonamentului prin linkul de plată; primește datele de plată ale clinicii, nu date despre pacienți. Datele cardului sunt introduse direct la Stripe; RADAR nu le vede și nu le păstrează.	Irlanda și SUA
Resend, Inc.	Trimiterea emailurilor automate: datele de acces după abonare și copia aplicației trimise de clinică. Primește adresa de email și conținutul mesajului, nu date despre pacienți.	SUA
Namecheap / Google (Gmail)	Primirea mesajelor trimise la contact@radardental.ro	SUA

Putem transmite date autorităților doar atunci când legea ne obligă.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Vitanic Sales LLC și o parte dintre furnizorii noștri sunt în SUA. Transferurile se fac pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană prin Decizia (UE) 2021/914, incluse în acordurile cu clinicile și cu furnizorii, sau pe baza deciziei de adecvare privind cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, acolo unde destinatarul este certificat. Puteți cere o copie a garanțiilor la contact@radardental.ro.

Pentru clinicile și pacienții din Australia se aplică Privacy Act 1988 și Principiile australiene privind viața privată (APP). Datele sunt stocate în Uniunea Europeană și prelucrate și în SUA, de furnizorii enumerați mai sus. RADAR se obligă prin contract să le trateze în conformitate cu APP și impune aceleași obligații furnizorilor săi.

8. Cât timp păstrăm datele

Date	Cât timp
Înregistrarea audio a consultației	Se șterge automat imediat după transcriere
Transcrierile, analizele, scripturile și chestionarele pacienților	Cât timp clinica are abonament activ; se șterg definitiv la 30 de zile de la încetarea abonamentului sau mai devreme, la cererea clinicii
Conturile utilizatorilor din clinici	Pe durata abonamentului, apoi 30 de zile
Formularele „Aplică pentru acces”	12 luni de la trimitere, dacă nu urmează un contract
Statistica vizitelor pe site	13 luni, apoi se șterge automat
Datele de facturare	Cât cere legislația fiscală și contabilă aplicabilă
Copiile de siguranță	Se rescriu automat, în ciclul de rotație al furnizorului de bază de date

9. Cookies și stocarea pe dispozitiv

Nu folosim cookies de publicitate, de urmărire sau de statistică, așa că nu vă cerem acordul pentru ele. Păstrăm pe dispozitiv doar informațiile strict necesare funcționării:

Ce se păstrează	De ce	Unde și cât
Sesiunea de autentificare	Să rămâneți conectat în cont	Stocarea locală a browserului, până la deconectare sau expirare
Numele și rolul ultimului vânzător ales	Completarea automată la următoarea încărcare	Stocarea locală, până la ștergere
Valorile din calculatorul de pe site	Preluarea lor în formularul de aplicare	Stocarea locală, până la ștergere
Starea generărilor în curs	Afișarea progresului după reîncărcarea paginii	Stocarea locală, maximum 20 de minute
Fragmente din înregistrarea în curs	Să nu se piardă înregistrarea dacă telefonul se blochează	IndexedDB, până la încărcare
Marcajul de administrator	Vizitele administratorului platformei să nu fie numărate în statistică	Stocarea locală, doar pe dispozitivele administratorului
Service worker și abonamentul la notificări	Notificări către administratorul platformei	Browser, până la dezactivare

Le puteți șterge oricând din setările browserului; după ștergere va trebui să vă autentificați din nou.

10. Drepturile dumneavoastră

Potrivit GDPR, aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, la portabilitatea datelor, de opoziție și dreptul de a vă retrage consimțământul, fără a afecta prelucrarea făcută până atunci.

Dacă sunteți pacient: adresați-vă clinicii, care este operatorul datelor dumneavoastră și răspunde cererii. Dacă ne scrieți nouă, transmitem cererea clinicii și o ajutăm tehnic să o soluționeze.
Dacă ați vizitat site-ul, ați trimis formularul de aplicare sau aveți cont într-o clinică: scrieți-ne la contact@radardental.ro. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul se poate prelungi cu încă două luni pentru cereri complexe, cu informarea dumneavoastră.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din statul membru UE în care locuiți ori lucrați.

În Australia, vă puteți adresa întâi clinicii, apoi, dacă nu sunteți mulțumit de răspuns, Office of the Australian Information Commissioner (OAIC): www.oaic.gov.au.

11. Securitate

Toate conexiunile sunt criptate (HTTPS), iar browserul este obligat să folosească doar conexiuni securizate.
Fiecare clinică are acces numai la propriile date; utilizatorii au roluri distincte.
Fișierele sunt private și pot fi deschise doar prin linkuri temporare; linkurile chestionarelor sunt aleatorii și expiră.
În cazul unei încălcări a securității care afectează datele pacienților, anunțăm clinica fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la constatare.

12. Modificări

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciul, furnizorii sau legislația. Data ultimei actualizări apare la începutul paginii, iar schimbările importante le anunțăm clinicilor în aplicație sau prin email.

13. Contact

Vitanic Sales LLC · 2232 Dell Range Blvd, Cheyenne, WY 82009, SUA · contact@radardental.ro